Die elektronische Rechnung
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch.
Das ZUGFeRD-Datenformat integriert strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in PDF-Format. Gleichzeitig wird die Rechnung inhaltlich identisch als XML-Datei innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung in unternehmenseigenen Softwaresystemen problemlos möglich ist.
Viele Buchhaltungs- und ERP-Softwaresysteme unterstützen ZUGFeRD bereits.
Rechnungsaufbewahrung
Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren. D. h. elektronische Rechnungen sind originär elektronisch aufzubewahren und müssen maschinell auswertbar sein. Eine Aufbewahrung elektronischer Rechnungen in ausgedruckter Form ist nicht möglich.
Wird die elektronische Rechnung per E-Mail übersandt, so ist die E-Mail selbst als reines Transportmittel der Rechnung (= Briefumschlag der elektronischen Rechnung) grundsätzlich nicht aufzubewahren.
